Jouw bedrijf is klaar om uit te breiden naar Duitsland. Je hebt je Duits bijgespijkerd, je hebt een regio gekozen waarin je gaat opereren en daar de cultuur bestudeert. En nu is het tijd om je bedrijf op te richten. Maar wat moet je daar op administratief vlak eigenlijk voor doen?
Als je een bedrijf op gaat richten in Duitsland, is een goed geregelde administratie geen bijzaak – het is van groot belang als je te maken hebt met de Duitse autoriteiten. Als jij snel wilt doorpakken, dan moet je weten wat de spelregels zijn. Want die zijn in Duitsland net even anders dan in Nederland. Daarom hebben wij ze voor jou op een rij gezet.
Voordat je ook maar één factuur kunt sturen, moet je een bedrijfsvorm kiezen. Voor de meeste Nederlandse ondernemers is een GmbH (vergelijkbaar met een BV) de meest bekende, en dus gekozen optie. Maar het is niet de enige. Lees je goed in, en maak de juiste beslissing voor je iets vastlegt.
Let op: De keuze voor jouw bedrijfsvorm heeft gevolgen voor je belastingverplichtingen en aansprakelijkheid.
Tip: Laat je adviseren door een lokale jurist of belastingadviseur. Lees ook onze blog: Zo richt je een GmbH op in Duitsland.
Zodra je start in Duitsland, ongeacht je bedrijfsvorm, moet je je registreren bij het Finanzamt (Belastingdienst). Je krijgt dan een Steuernummer en in veel gevallen ook een btw-nummer (Umsatzsteuer-Identifikationsnummer).
Let op: Zonder registratie mag je officieel geen diensten of goederen leveren in Duitsland.
Tip: Controleer of je ook verplicht bent een boekhouder of Steuerberater in te schakelen. Moet je dat? Laat ons je matchen met jouw betrouwbare partner in Duitsland!
Duitsland staat bekend om de strikte eisen die worden gesteld aan jouw administratie en boekhouding. Facturen moeten aan specifieke eisen voldoen (denk aan een juiste factuurdatum, Steuernummer, en volledige bedrijfsgegevens), anders zijn ze niet rechtsgeldig. Daarnaast zijn er vaste termijnen voor btw-aangifte (maandelijks of per kwartaal, afhankelijk van je omzet).
Tip: Gebruik boekhoudsoftware die voldoet aan Duitse normen, zoals DATEV of Lexware, en maak gebruik van lokale partners die exact weten hoe Duitsland dingen eist.
Heb je Duitse medewerkers in dienst? Dan moet je voldoen aan lokale arbeidsregels én maandelijks loonbelasting afdragen. Ook moet je je werknemers aanmelden bij de Krankenkasse (zorgverzekeraar) en de sociale verzekeringen.
Tip: Een lokale payrollpartner voorkomt veel gedoe. Zie ook onze blog Werken met personeel in Duitsland: dit moet je regelen.
Duitsland kent een strengere bewaarplicht van administratie dan Nederland: je volledige zakelijke administratie moet tot 10 jaar bewaard blijven voor inzage door de autoriteiten. Dit mag digitaal gebeuren mag, maar dan moet je wel voldoen aan de regels voor digitale boekhouding voldoen.
Tip: Controleer of je opslag voldoet aan de GoBD-richtlijnen (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form). Gebruik hier Duitse experts voor, die bekend zijn met de wetten en regels omtrent digitale papieren.
Kort samengevat: In Duitsland moet je administratie waterdicht zijn. Van registratie tot rapportage: regel het goed, of loop risico op boetes en vertraging.
Klik hier om in contact te komen met een lokale expert via onze marktplaats. Zij helpen je snel en efficiënt op weg in Duitsland.
Lees ook: Checklists voor succesvol starten in Duitsland.