Je bedrijf staat in de startblokken om de Duitse markt te betreden. Alles lijkt geregeld, behalve één belangrijk punt: de boekhouding. In Nederland zijn hier al strenge regels voor, maar hoe zorg je ervoor dat jouw administratie voldoet aan de Duitse regels en verwachtingen? In dit blog lees je waar je op moet letten, welke valkuilen je vermijdt én hoe je snel zekerheid creëert.
In Duitsland gelden strikte richtlijnen voor jouw digitale boekhouding en belastinggegevens. Deze zijn vastgelegd in de GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form).
Naast de GoBD zijn er mogelijk ook regels van het Handelsgesetzbuch (HGB) waar je aan moet voldoen. Dit is de Duitse tegenhanger van ons Burgerlijk Wetboek voor boekhoudplichtige ondernemingen. Indien je hier meer over wilt weten, of hiermee te maken krijgt, raden wij je aan direct contact op te nemen met een expert. Dit vanwege de juridische gevolgen van zaken omtrent de Duitse wetgeving.
Tip: Controleer of je boekhoudsoftware GoBD-compliant is. Bij niet-naleving kunnen de Duitse autoriteiten je administratie verwerpen, met grote en mogelijk vervelende fiscale gevolgen.
In Nederland geldt een bewaarplicht van 7 jaar als het gaat om de administratie. Maar in Duitsland is dit in sommige gevallen 10 jaar of meer. Daarnaast gelden er andere indientermijnen voor onder andere facturen, kwartaal- en/of maandrapportages voor de Umsatzsteuer (btw).
Let op! Facturen moeten in Duitsland direct na levering of prestatie worden opgesteld, en binnen 6 werkdagen na levering verzonden zijn. Late facturering kan gevolgen hebben voor je recht op btw-aftrek, en zelfs leiden tot boetes.
Tip: Maak een tijdlijn van de belangrijkste verplichtingen per kwartaal, en gebruik automatiseringstools en herinneringen om deadlines te bewaken.
Zodra je op serieuze schaal in Duitsland werk levert of exporteert, heb je een Duits btw-nummer nodig (USt-IdNr). Dit vraag je aan via het Bundeszentralamt für Steuern. Vergeet hierbij niet om je aan te melden bij de lokale belastingdienst als je een fysieke locatie hebt van waaruit je werkzaamheden onderneemt (bijvoorbeeld een kantoor, magazijn of winkel).
Tip: Lees ook onze blog: Zo vraag je een Duits btw-nummer aan – stap voor stap
De Duitse fiscus houdt niet van verrassingen. Lokale belastingadviseurs en -experts (Steuerberater) kennen de weg en spreken, naast vloeiend Duits, de taal van de autoriteiten. Zij kunnen je helpen met de juiste opzet van je administratie, aangiftes en fiscale optimalisatie.
Tip: Via onze matchmaking tool vind je snel een gecertificeerde partner met lokale expertise. Bekijk hier de experts in Duitsland.
Factureer met de vereiste gegevens zoals jouw Duitse btw-nummer, KvK-informatie, of de juiste adresgegevens. En dezelfde gegevens van je klant.
Verschaf de juiste exportdocumentatie bij leveringen vanuit Nederland.
Voorkom verwarring tussen fiscale en commerciële boekhouding, en voorkom dubbele administratie of fouten.
Tip: Zorg voor heldere afspraken tussen je Nederlandse en Duitse boekhouder, en gebruik waar mogelijk dezelfde systemen of tools.
Conclusie:
Een goede voorbereiding voorkomt veel gedoe. Met de juiste kennis en partners is boekhouden in Duitsland geen hoofdpijndossier, maar gewoon een vinkje op je to-dolijst.
Wil je zeker weten dat jouw boekhouding voldoet aan de Duitse eisen? Klik hier en plan direct een gesprek in met een expert op ons platform.
Lees ook:
Checklist: zo richt je een Duitse entiteit op
Succesvol zakendoen in Duitsland: cultuur en communicatie