Zakendoen met Duitsland: het Kaufmännisches Bestätigungsschreiben
Bij handelsrelaties tussen Nederlandse en Duitse bedrijven komt het regelmatig voor dat afspraken mondeling of telefonisch worden gemaakt. In Nederland worden zulke afspraken vaak als informeel beschouwd, maar in Duitsland ligt dit juridisch anders. Onder het motto „wer klagt, muss beweisen“ geldt in het Duitse recht een belangrijke uitzondering: het Kaufmännisches Bestätigungsschreiben.
Wat is een Kaufmännisches Bestätigungsschreiben?
Een Kaufmännisches Bestätigungsschreiben is een schriftelijke bevestiging van een mondeling gemaakte zakelijke afspraak. Wanneer aan bepaalde voorwaarden wordt voldaan, kan dit schrijven rechtsgeldig worden – ook zonder ondertekend contract.
Voorwaarden voor een rechtsgeldig Kaufmännisches Bestätigungsschreiben:
- De ontvanger is een koopman of voert substantiële commerciële activiteiten uit.
- De afzender hoeft geen koopman te zijn, maar moet wel namens een onderneming handelen.
- Het schrijven volgt direct op contractonderhandelingen en wordt snel daarna verstuurd.
- Het document bereikt de ontvanger.
- De inhoud weerspiegelt (volgens de afzender) de gemaakte afspraken, of bevat slechts kleine afwijkingen waarvan verwacht mag worden dat de ontvanger ze aanvaardt.
- De ontvanger reageert niet tijdig met een bezwaar.
Waarom is dit belangrijk?
Let op: Als je na een mondeling of telefonisch overleg met een Duitse partij een bevestigingsmail of -brief ontvangt, controleer dan zorgvuldig of je akkoord bent met de inhoud. Heb je bezwaar? Reageer dan onmiddellijk. Doe je dat niet, dan kan dit leiden tot een rechtsgeldig contract – met bindende gevolgen.
Praktische tip
Stuur na ieder mondeling overleg met een Duitse zakenpartner zélf een bevestiging van de gemaakte afspraken. Zo houd je controle over de inhoud en voorkom je ongewenste verrassingen.
Wil je meer weten over het Duitse handelsrecht of hebe vragen over het Kaufmännisches Bestätigungsschreiben? Neem dan contact op met de specialisten van de Dutch Desk bij ALPMANN FRÖHLICH. Dat kan gemakkelijk door je vraag te stellen op deze pagina.
