Inspiratie13 november 2020

Ondernemersverhaal Rolf Heemskerk: Voordeel in crisistijd

Commercieel gezien lijkt de corona crisis voor softwarebedrijf Viewpoint in het voordeel te werken. Managing director Rolf Heemskerk was al met zijn bedrijf in Maleisië goed voorbereid en anticipeerde binnen een dag op de lockdown. Op persoonlijk vlak zegt deze internationaal ondernemer in drie maanden tijd meer te hebben gewerkt dan het hele jaar daarvoor. “Door het thuiswerken ben je veel flexibeler en effectiever in je tijd.”

Rolf Heemskerk van ViewPoint ontwikkelt software voor het beheren van vennootschappen en startte in 1994 in Hongkong zijn bedrijf. “Na drie jaar vertrok ik naar Maleisië om de back-office op te zetten. Hier werken nu ook de meeste mensen, naast onze kantoren in Hong Kong, Singapore, Nederland en de Kanaaleilanden. In nog zeven andere landen werken we met partners (resellers). Maleisië is een efficiënte IT-hub. De beheersing van de Engelse taal is goed en de IT-scholing is op orde. Een grote stad als Hong Kong werkt niet voor de backoffice van een softwarebedrijf. De kosten zijn te hoog. Bovendien is stabiliteit belangrijk en dat vind je niet in een grote stad. Mensen nemen veel te snel ontslag en jagen opportunities na.”

Ben jij benieuwd naar de andere verhalen? Vind ze hier!

Geen negatief effect op inkomsten

Viewpoint levert administratieve software voor trustkantoren, investeringsmanagers en multi-nationale ondernemingen. Een groot deel van de klanten zit in Hong Kong, Singapore, Nederland, Luxemburg en de Kanaaleilanden. Rolf: “Wij zijn een klein bedrijf die grootschalige bedrijven helpt. Dit zijn onder andere administratiekantoren voor het statutair beheren van vennootschappen van grote ondernemingen. Wij groeien sterk door de steeds striktere compliance regelgeving en rapportage-eisen.” Is de groei tot stilstand gekomen door de corona-crisis? “Nee, wij zien geen dip in de vraag. Tot nu zie ik geen negatief effect op de inkomsten. De grootste verandering is het thuiswerken. We hadden hier een lockdown van tien weken waarin we niet op kantoor mochten komen omdat we geen essential service zijn. We moesten van de ene op de andere dag thuis gaan werken en onze klanten blijven servicen.”

Goed voorbereid

Rolf vertelt dat hij de langdurige lockdown al aan zag komen. “China ging in een lockdown rond Chinees Nieuwjaar (eind januari), en Covid-19 verspreidde zich toen al door Azië. De eerste coronagevallen waren begin februari in Maleisië. Aanvankelijk verspreidde het virus zich langzaam. Ik dacht dat dit misschien met het warme weer te maken had. Maar toen ik midden februari vanuit Europa terugkwam, heb ik alle reizen van Nederlandse en Engelse consultants (gepland voor midden maart) naar Maleisië afgezegd. Een zestal Maleisiërs die in Europa zaten, heb ik teruggeroepen. Ik zou zelf eind maart in Jersey een groot event hebben. Mijn reis is toen ook afgezegd. Toen dacht ik nog dat het ‘probleem’ in Azië zou zijn. Dat er een quarantaine zou komen voor mensen die vanuit Azië terug naar Europa zouden gaan. Maar ik had niet verwacht dat het andersom zou gaan. Met de meeste besmettingen in Europa en Amerika.

Ik had niet gedacht dat we midden maart zo snel in lockdown zouden gaan. Op kantoor hadden we anderhalve dag om de lockdown voor te bereiden...

Wij waren gelukkig al goed voorbereid op thuiswerken. Als bedrijf implementeerden we de afgelopen jaren al ISO-20000 en ISO-27001 en zijn alle systemen naar de cloud gezet. Dus bijna alles wat vanuit kantoor werd gedaan, kon ook vanuit huis plaatsvinden. Van software-ontwikkeling tot supportsystemen. Toen regering hier in Maleisië de lockdown aangekondigde, hadden wij al voorbereidingen getroffen om personeel thuis te laten werken. Keyboards en schermen, koptelefoons en speakers gingen al mee naar huis. Ik verwachtte namelijk al dat het wat langer zou duren.”

Maar dat niet alleen, Viewpoint maakte ook heldere afspraken over samenwerken. “In een staff meeting voorafgaand aan de lockdown legden we uit hoe we wilden gaan werken. Bijvoorbeeld iedere dag via Microsoft Teams een online team meeting. Zodat je weet dat mensen aan de gang blijven. Gedurende de lockdown hadden we wekelijks een online staff meeting, waarin we bespraken waar mensen tegenaan liepen.”

Flexibiliteit en hoge elektriciteitsrekening

“De meeste mensen hebben het thuiswerken als positief ervaren. Wel hoorden we dat kinderen zorgden voor afleiding of dat ze geen goede desk hebben of ruimte om te werken. En sommigen zijn bang dat de elektriciteitsrekening te hoog uitvalt omdat de airco de hele dag aanstaat… Het waren meer kleine ongemakken. Enkele werknemers weten niet om te gaan met de vrijheid en de flexibiliteit die ze krijgen, maar dat zijn er maar een paar. Het maakt ons niet uit wanneer mensen werken, ze mogen hun 8 uur tijd zelf indelen zoals het hun het beste uitkomt. Dat kan ook heel goed, zolang het maar goed is afgestemd met het team en de klanten. Thuiswerken werkte zelfs beter voor mensen die met Europa of Verenigde Staten werken.

Nu zitten we in fase 3 in Maleisië. Dat betekent dat we weer honderd procent open mogen. Maar met allemaal regels vanuit de overheid. In feite is het ongeveer hetzelfde als in Nederland. Ongeveer een derde werkt weer op ons kantoor. Onze mensen mogen thuis blijven werken, maar wordt gevraagd om twee dagen per week op kantoor zijn. De teamleider houdt in de gaten of ze productief zijn. Zoniet dan moeten werknemers toch naar kantoor komen.”

Geluk

“Mijn belangrijkste les is dat we echt geluk hebben gehad. We hebben een management team dat al heel lang bij elkaar is. Een paar maanden thuiswerken kan dan dus goed.

Maar: sociaal contact blijft nodig. Eens in de zoveel tijd elkaar zien is belangrijk. Dat wist ik al doordat ik al jaren zo met mijn mensen in andere landen werk. Het sociale aspect, elkaar zien en bijvoorbeeld even dineren met elkaar is essentieel voor een goede relatie.

Voor veel mensen bevalt thuiswerken, ook voor mijzelf, heel goed. In de afgelopen drie maanden werkte ik meer dan dat ik in het hele afgelopen jaar heb gewerkt. Je hebt geen vaste werktijden meer, dus vaak ook ‘s avonds. Je kan flexibeler en effectiever zijn in je tijd. Ik heb meer gecommuniceerd met mijn staff en meer gewerkt met targets. Als dit een aantal jaren eerder was gebeurd, hadden we een groter probleem. Ik denk dat dat voor veel bedrijven geldt. Onze systemen en manieren van samenwerken zijn beter doordat alles in de cloud staat. Wat ook zeker helpt is de ‘volwassen’ (mature) fase van ons bedrijf. Je ziet toch dat goede systemen en procedures helpen in dit soort crisissituaties.”

Veranderingen en kansen

Rolf vertelt nu ook kansen te zien die hij voorheen misschien niet zo zag zitten. “We denken erover na om toch ook mensen aan te nemen die verder weg wonen van de stad. In de steden zijn mensen veel duurder, terwijl mensen van het platteland minder veeleisend zijn qua salarissen. En ze zijn minder opportunistisch. Mijn beste ontwikkelaars zijn wat ze hier noemen de ‘kampung-boys/girls’, de mensen die van het platteland komen!”

Ervaringen delen

“Ik heb niet zozeer hulp gevraagd aan een bilaterale handelskamer, de Malaysian Dutch Business Council (MDBC), de Nederlandse ambassade of een private partij in Maleisië. Dat was niet nodig.

Maar ik had wel contact. Om ervaringen te delen en om te horen hoe het bij andere bedrijven gaat. Ik woonde online seminars bij over thuiswerken, crisiscommunicatie etcetera.

De ambassadeur regelde groep-meetings met andere bedrijven. Ik kreeg wel ongevraagd hulp van de overheid in Maleisië. Ik huur van een semi-overheidsinstelling en die hebben mij zonder dat ik erom vroeg zes maanden huurvrijstelling gegeven. Wij zetten nu dit bedrag in voor andere mensen die het wel nodig hebben. Zodat we ze kunnen helpen.

Wat mij opvalt is dat veel bedrijven positief bezig zijn om de crisis goed door te komen. In mijn vriendenkring hebben sommige wel problemen en daar probeer ik te helpen. Wij zijn als bedrijf sterk genoeg. Ik ben er wel huiverig dat het economisch slechter zal gaan de komende jaren. Maar ik ging met mijn bedrijf al door drie crises heen… Het zal mij persoonlijk niet meer raken, maar er gaan wel klappen vallen. En als mijn klanten pijn krijgen, komt het indirect bij mij weer terug.”

Veranderingen en innovatie

Een crisis als deze geeft ook inzicht en zorgt soms voor blijvende veranderingen. Hoe zit dat bij Viewpoint? “We gaan de organisatie verder aanpassen om efficiënter te werken. Alle leerpunten van het thuiswerken nemen we daarin mee.

Onze software voor de klanten hebben we deels in de loop der jaren al omgezet naar Software-as-a Service (SaaS). Dat komt nu in een stroomversnelling, omdat de vraag omhoog gaat. Onze klanten willen de software veel meer in de cloud hebben. Innovatieve oplossingen die we al hadden, geven we nu meer prioriteit.”

Voordeel

“Commercieel gezien lijkt de crisis in ons voordeel te werken. Dat zag ik ook al tijdens eerdere crises door de jaren heem. Bijvoorbeeld de Asian crisis, de Dotcom crisis en de financiële crisis. Het heeft ons allemaal geraakt, maar er komen ook positieve zaken uit voort. Maar iedere crisis is anders. Waar ik nu wel huiverig voor ben is meer persoonlijk. De sociaal zwakkeren in de maatschappij worden nu hard geraakt en dat vind ik echt heel triest. Gezonde bedrijven komen er altijd wel doorheen.”

Tips

“Ga het gewoon doen, en blijf gefocust op wat je wilt bereiken met je bedrijf. Je mag opportunistisch zijn, maar blijf reëel en houdt vast aan wat je wilt bereiken. Spreek zaken en verwachtingen goed af, maar dat is overal belangrijk.”

“Iedereen maakt fouten. Ook ik in al die jaren. Probeer niet slim te zijn, maar doe gewoon wat er wordt gevraagd. Pas je aan aan het land, aan de cultuur en aan de regelgeving. Je bent een gast. Het zakendoen is hetzelfde. Soms zie ik jonge mensen die het Engels niet goed beheersen, daarmee loop je al 1-0 achter. Internationaal zakendoen is niets anders dan een bedrijf succesvol laten worden in Nederland. De principes zijn hetzelfde!”