Hoe maak jij jouw online presentatie tot een succes?

Online presenteren is in deze tijd ontzettend belangrijk geworden, wat toch behoorlijk anders is dan fysiek een presentatie geven. Waar je normaal kunt focussen op de juiste lichaamstaal, het maken van oogcontact en interactie met het publiek, heb je nu alleen je stem, dia’s en de content tot je beschikking om je presentatie tot een succes te maken. Hoe zorg je ervoor dat je met deze tools toch een interessante Webinar neerzet of interactie met je publiek krijgt? Wij vroegen het TEDx speech coach en auteur van Pitch To Win, David Beckett.  

Bij fysieke presentaties heb je normaal 6 tools tot je beschikking, zijnde de woorden die je zegt, de dia’s die je laat zien, je stem, lichaamstaal, oogcontact en de interactie met het publiek. Echter vallen deze laatste drie aspecten weg wanneer je online presenteert. Doordat je presenteert via een webcam kunnen mensen je lichaamstaal niet zien, kun je geen direct oogcontact maken en loopt de interactie met het publiek anders dan bij een fysieke presentatie. Al met al zijn er vier belangrijke aspecten waar je rekening mee moet houden wanneer je een online training gaat geven;  

Technologie 

Voor de presentatie: 

Een online presentatie kunnen veel technologische problemen met zich meebrengen. Doe daarom 15 tot 30 minuten voordat je een online presentatie geeft, een technische controle. Check hierbij of je audio- en video-instellingen correct zijn, of het lukt om je scherm te delen, en check je internetsnelheid. Je internetsnelheid kun je checken met een website zoals speedtest.net, zorg dat je minimaal 3 Mbps upload snelheid hebt. Het is daarnaast belangrijk dat je een koptelefoon of oortjes met microfoon gebruikt wanneer je presenteert, zodat iedereen je duidelijk hoort.  

Vaak staat de webcam te laag, pas indien mogelijk je camera- of laptophoogte aan zodat je recht de camera inkijkt, dit is beter dan naar beneden te kijken. Ook is het belangrijk dat je achtergrond netjes is, hoe netter hoe professioneler. Lukt dit niet, dan kun je een achtergrond instellen, let er hierbij wel op dat je voor een neutrale muur zit zodat de achtergrond goed ingesteld kan worden. 

Na de technische controle kun je de online meeting room openen, doe dit voor officiële begintijd zodat mensen langzaam binnen kunnen druppelen. Zet je camera en microfoon uit voordat je de presentatie begint. Zo kom je niet voor verrassingen te staan wanneer deelnemers wat vroeger in de video call zijn.  

Tijdens de presentatie:

Op het moment dat iedereen binnen is en je wilt beginnen met presenteren is het handig om eerst alle aanwezigen op mute te zetten, dit reduceert ongewilde achtergrondgeluiden. Wanneer je Windows gebruikt kan dit kan dit met de sneltoets alt+m en met een Macintosh besturingssysteem met de sneltoets command+control+m.  

Indien je met meer dan vijf mensen in een video call zit is het handig om iedereen zijn video uit te laten zetten en alleen audio aan te zetten. Dit zorgt er namelijk voor dat het internet niet extreem langzaam wordt.  

Wanneer je je scherm deelt en geluid wilt laten horen, kies dan voor de optie computeraudio delen, dit zorgt ervoor dat mensen direct het geluid van je computer horen in plaats van via je speakers, hiermee voorkom je dat beeld en geluid ongelijk lopen.  

Inhoud en dia’s 

Voordat je aan je dia’s gaat beginnen is het belangrijk dat je bedenkt wat je precies wilt zeggen. De eerste stap hierin is om te brainstormen over wat het probleem is en wat je hierover wilt communiceren. Neem dus een stap terug en identificeer wat de grote problemen zijn en vooral, wat het publiek wil horen. Bouw vanuit hier een verhaallijn en organiseer je informatie. Een handige manier om dit te doen is om ideeën op post-it notes te schrijven en deze te groeperen per overbruggend onderwerp.  

Op het moment dat je informatie hebt georganiseerd en een structuur hebt liggen kun je beginnen aan je dia’s. Bij het maken van je dia’s is het belangrijk om het zoveel mogelijk visueel te houden. Gebruik dus veel afbeeldingen, pictogrammen en speel met lettertypen om nadruk te leggen op bepaalde woorden. Wanneer je toch tekst wilt gebruiken, probeer het dan zo kort mogelijk te houden zonder al te veel opsommingstekens. Indien je data wilt laten zien gebruik dan grote, afgeronde cijfers en eenvoudige grafieken zonder al te veel tekst. Probeer bij het vormen van je verhaal ook in driedelige verhalen te werken, dit maakt het makkelijker te volgen voor je publiek. Ook kun je animaties in je dia’s verwerken, let er wel op dat je hier consistent in bent anders wordt de presentatie rommelig.   

Handige sources:  

• Gratis afbeeldingen: pixabay, gratisography, unsplash 
• Pictogrammen: thenounproject 
• Wat moet er in je verhaal staan: Pitchworkshop  

Je stem

Je stem heeft een enorme impact op hoe mensen je presentatie ontvangen. Bedenk voorafgaand aan je presentatie dus goed wat voor boodschap je wilt overbrengen. Leg bijvoorbeeld bij belangrijke dingen de klemtoon op de juiste woorden zodat je verhaal goed overkomt. Oefen je presentatie ook hardop voordat je hem geeft, zo kun je horen of het de taal is die je wilt gebruiken en of de boodschap overkomt zoals jij dat wilt. Let er ook op dat je geen onnodig complexe taal gebruikt en niet te snel praat. Wil je een energieke presentatie geven? Sta dan op wanneer je presenteert!   

Interactie met het publiek  

Een van de grootste verschillen tussen fysieke en online presentaties, is dat je geen directe interactie met het publiek kunt hebben. Om toch wat interactie te stimuleren, kun je de eerste 3 tot 4 minuten van een online presentatie gebruiken om alle deelnemers welkom te heten en op te warmen. Dit kun je doen door een grapje te maken of wat luchtige vragen te stellen. Maak ook duidelijk aan alle deelnemers hoe laat je precies begint, zodat de deelnemers weten waar ze aan toe zijn.  

Je kunt de interactie met het publiek faciliteren door Q&A’s in te plannen. Hierbij kun je deelnemers het beste vragen via de chat laten sturen. Dit voorkomt dat deelnemers lang praten of door elkaar heen praten. Voor een leuke afwisseling kun je ook een moderator aanwijzen die een chatvraag voorleest, die jij hierna beantwoordt.  

Een andere manier om interactie te stimuleren is door het creëren van polls. Je kunt deze laten verschijnen tijdens je presentatie zodat deelnemers actief meedoen aan je presentatie. Daarnaast kun je tijdens je meeting een break-out sessie inplannen waar deelnemers de gelegenheid hebben om te brainstormen. Je zet dan een paar deelnemers in een aparte video-call, met een eventuele moderator, en haalt iedereen weer terug naar de plenaire video-call zodra de tijd om is. De laatste tip om meer interactie teweeg te brengen is om mensen bij naam te noemen, dit geeft een persoonlijke touch.   

Handige sources: 

• Polls: Mentimeter, Slido 

Ben jij benieuwd naar Webinars? Veel van onze partners organiseren Webinars nu alle evenementen zijn afgelast of uitgesteld. Op onze website vind je een overzicht van Webinars die mogelijk relevant kunnen zijn!