Tips Gepubliceerd op 31 maart 2020

Thuiswerken - welke tools gebruik je?

Nu er veel restricties zijn op reizen en we ons sociaal isoleren, is het voor ondernemers uitdagender om het contact met hun buitenlandse partners of klanten te onderhouden. Hoe kan je toch effectief internationaal ondernemen zonder dat er face to face meetings plaatsvinden? Een mogelijke manier om dit contact te blijven onderhouden is via virtuele meetings. Sommige ondernemers hebben hier veel ervaring mee, anderen nauwelijks. Ben jij benieuwd naar de voor- en nadelen van verschillende tools die je kunt gebruiken en hoe het toolgebruik verschilt per land? Wij vatten het voor je samen in dit artikel!

Ultieme tools voor online vergaderen  

Ondanks dat sommige tools online veel aandacht krijgen, bestaat er geen ‘one-size-fits-all’ oplossing. Welke tool het beste werkt is voor iedereen anders. Hieronder vind je 6 tools met zijn voor- en nadelen die je kunt gebruiken:

 Google hangouts: met deze chatdienst kun je (video)bellen en chatten

+ Je kunt je scherm delen

+ Makkelijk te gebruiken op al je devices

+ Je kunt de meeting opnemen zodat je hem later terug kan zien

- Je kunt met maximaal 10 mensen tegelijk videobellen

- Gebruikers hebben een Google account nodig

 WebEx: (video)bellen met interne en externe gebruikers

+ Makkelijk in gebruik; zo kun je eenvoudig je scherm en documenten delen, ook kun je whiteboards maken en toetsenbord- en muisbesturing doorgeven

+ Je kunt de meeting opnemen zodat je hem later terug kan zien

+ Je kunt het koppelen aan je e-mailclient en zo afspraken gemakkelijk inplannen

- De premium-versie kost per gebruiker maandelijks 25,65 euro

Skype: internetdienst waarmee je gratis kunt bellen

+ Tegen betaling kun je naar vaste lijnen bellen

+ Verbinding is voorzien van encryptie zodat je data veilig blijft

- Je moet skype installeren en een account aanmaken

+ Je kunt de meeting alleen opnemen met Skype for business

+ Ook beschikbaar in China

- Je kunt met maximaal 5 mensen tegelijk videobellen

 Google meet: de bedrijfsvriendelijke versie van Hangouts

+ Je kunt makkelijk gezamenlijk documenten en presentaties maken tijdens het bellen

+ Je kunt makkelijk collega’s en externen toevoegen aan een gesprek

+ Je kunt met maximaal 150 mensen tegelijk videobellen

+ Je kunt de meeting opnemen zodat je hem later terug kan zien

- De premium business-mogelijkheden kosten 23 euro per maand per gebruiker na de 14-dagen proefperiode

Zoom: vooroploper van videobellen met goede audio- en videofunctionaliteiten

+ Gemakkelijk in gebruik en te koppelen aan populaire integraties

+ Bellen met externen gaat gemakkelijk

+ Je kunt de meeting opnemen zodat je hem later terug kan zien

+ Je kunt met maximaal 100 mensen tegelijk videobellen

+ Veel NLinBusiness Hubs maken gebruik van Zoom

- De premium versie kost 18,99 euro per maand, per gebruiker

 Join.me: deel presentaties tijdens het videobellen

+ Met de whiteboard-functionaliteit kun je een brainstormsessie houden

+ Met overzichtelijke rapportages kun je zien hoeveel er gebeld is

+ Je kunt de meeting opnemen zodat je hem later terug kan zien

- Premium-versie kost maandelijks 24 euro per gebruiker

 

Beperkingen van een aantal tools:

Niet alle tools kunnen wereldwijd gebruikt worden zonder het gebruik van een VPN.

Zo worden bijvoorbeeld Zoom, Google Hangouts en WebEx geblokkeerd in landen zoals China, Cuba, Iran en Dubai. Hieronder zie je welke tools wel beschikbaar zijn zonder VPN:

  • China: Skype en FaceTime zijn bekende tools die nog niet geblokkeerd worden in China. Daarnaast wordt er veel gebruik gemaakt van WeChat Work en DingTalk
  • Verenigde Arabische Emiraten: Botim is de meest gebruikte video conference tool die wordt gebruikt, daarnaast werkt Google Duo, HiU Messenger en Voico.

 

Wanneer je internationaal onderneemt krijg je te maken met cultuurverschillen. Dit is het geval wanneer je face to face afspreekt, maar ook wanneer je online een meeting hebt met je buitenlandse zakenpartners. Heb je vragen over deze verschillen? Of twijfel je nog over welke tools je het best kunt gebruiken? Onze NL Business Hubs staan voor je klaar om al je vragen hierover te beantwoorden.